定西师专发展纪实作品选登苦乐年华 青春无悔——我在学校办公室的工作记忆

【《定西师专发展纪实》作品选登】

苦乐年华 青春无悔

——我在学校办公室的工作记忆

梁 发 祥

    2002年到2007年期间，根据学校安排，我在学校办公室工作。这一时期，恰逢学校改建转型发展时期，也是全校师生众志成城、励精图治、攻难克艰的创业阶段。作为一名办公室工作人员，有幸见证了这一发展历程，现就工作片断予以记述。

“崔校长的发言没有用普通话”

2002年10月28日上午，定西教育学院改建定西师范高等专科学校有关工作情况汇报会在学校学术厅举行，教育部专家组成员、省政府及省教育厅领导、定西地委和定西地区行政公署领导、定西地区有关部门负责人、定西教育学院领导班子成员及各系室负责同志和教师代表70余人参加了会议，会议由省政府办公厅秘书长孙立平主持。汇报会主要议程有：行署专员朱同心作改建情况汇报、教育部专家组组长、清华大学原党委书记方惠坚讲话、定西教育学院院长崔振邦做工作汇报、观看专题录像片《希望之光》、教育部专家组质疑及学院领导答疑、地委书记石晶表态发言。

汇报会上，院长崔振邦做了题为《加快教师教育步伐，服务贫困地区基础教育》的工作报告。在报告后的专家质疑环节，第一个发言的是华中师大原校长王庆生，他的第一句话是“讲话当中不足之处，崔校长的发言没有用普通话。”作为一名师范大学校长，一名来自外地的专家，可能是职业的敏感，也可能是交流的需要，他直言不讳地指出了崔院长汇报时没有用普通话这一不足。本次教育部专家组由六人组成，全部都是外地人。并且在整个汇报会上，除崔院长之外，其他发言人员都使用了普通话。在回答专家质疑环节，崔院长并没有就此进行解释。崔院长的工作报告配有PPT，专家和与会领导可以通过PPT了解基本内容，而专家质疑后的口头回答由于使用方言，专家对有些问题的回答可能真的没有完全听懂。我和程吉林老师进行会议记录，会后还根据会议录音对记录逐字逐句地进行了补充。

汇报会后，学校对专家提出的意见建议进行了专题研究，对每一条意见建议都制订了具体的落实措施。随后，学校给专家组每位成员寄送了《关于落实定西师专申办工作专家指导意见情况的说明》，就专家质疑的问题和意见建议的落实情况逐一进行答复。对于“普通话”这一问题，当时给专家的答复是：“学校向甘肃省语言文字委员会申请设立普通话测试点；要求全院师生员工讲普通话，争取通过校本培训等方式，使教师在2003年9月前全部获得普通话合格证，使用普通话讲课，持证上岗；学生毕业必须拿到普通话合格证。”为了能够真正落实承诺，在学校相关会议上，崔院长明确要求工作场所必须讲普通话，要在课堂及会议上率先推行。为了发挥表率作用，此后召开的行政会及教职工大会上，崔院长带头坚持使用普通话。为了配合推广普通话行动，2003年10月，校团委组织了学生普通话演讲比赛活动；2004年，学校向省教育厅申请设立定西师专普通话培训测试站并获批准；2005年，学校又组织全体教师进行了普通话测试。

使用普通话，有利于消除语言隔阂，促进顺畅交流。1997年，国务院规定每年9月份第三周为全国推广普通话宣传周，从1998年第1届推普周开始，到2002年时已经举行第5届了。但当时的定西教育学院，师生还是很少使用普通话，大家普遍认为说不说普通话仅仅是个人行为，并不太清楚还有宪法和法律的要求。许多师生不愿说普通话，其原因比较复杂，但主要原因有两个：一是师生绝大多数是本地人，用方言交流更亲切，缺少说普通话的氛围，说普通话还可能会招来别人的非议。二是由于普通话水平一般，表达不流畅，既影响表情达意，又怕被人笑话。在这种状况下，本来是推广普通话的法定单位，长期以来却始终没有承担这一责任。但是，随着学校外地师生数量的增加，普通话教学及交流显得日益迫切。在汇报会上，教育部专家敏锐地抓住这一问题并提出来，学校领导借机大力推行普通话，在当时具有非常强的现实意义。当然，对于推行普通话人们的认识并不统一，也不可避免地会遇到各种阻力，如2005年上海关于“方言的两难处境——要不要保护上海话”的大争论及2010年广东爆发的“粤普存废”之争，都是全国推广普通话过程中的典型论争，全国如此，学校也不例外。之所以出现这种争论，主要缘于对如何定位方言和普通话的关系这一现实问题没有完全解决。确实，方言承载着丰富的民俗文化和地域文化，是多姿多彩民间文化的重要载体，是最自然本真地表达中国多元文化的根基。如果为了推广普通话而加速方言的消失，将是民族文化财富的巨大损失。事实上，普通话和方言都是交际工具，它们之间并非冰炭难容，而应是“和睦共处，各司其职，共同发展”的和谐关系，只不过是它们发挥作用的场合和领域不同而已。推广普通话不是要消灭方言，而是要让人们成为既会说方言也会说共同语的“双语”人。从这个角度来说，学校当时推广普通话的行为，还具有深远的历史意义。

贴有“口取纸”的汇报材料

    在定西教育学院改建定西师范高等专科学校有关工作情况汇报会上，教育部专家组专家分别对“基础设施建设”、“师资队伍建设”、“图书建设”、“专业设置”、“教学仪器设备”、“学校定位”、“经费”、“申报材料”等多个方面的办学情况提出质疑，并就进一步解决这些问题提出了宝贵的意见建议。能否真正落实专家组专家的意见和建议，决定着学校改建的成败。2002年11月9日，地区行署专员朱同心主持召开专员办公会，专题研究解决改建设置有关事宜。学校以定西师专筹建办公室的名义准备了《关于落实教育部专家组对改建定西师专工作有关意见建议的材料》，并附有“需研究解决的几个问题的汇报”、“教育部专家组指导意见”、“省教育厅专家组指导意见”、“普通高等学校办学条件标准”、“教育部关于报送材料的要求”五份附件材料。要落实专家组的意见建议，需要众多部门的密切配合和共同努力，参加专员办公会的部门负责人较多，会议材料份数相应也就较多。为了防止停电等各种可能影响材料准备的偶然事故出现，确保材料能够按时提交会议，学校要求在会议召开前一天上午完成所有材料的打印分装。11月8日中午下班前，我在文印室把所有材料都按要求打印装订完成。当我回到办公室准备下班时，办公室同事告诉我，崔院长在下班前来到办公室，要求中午对材料的附件要贴上“口皮子”，以方便参会人员翻阅。当我听到他们说“口皮子”时不禁一乐，由于他们不太清楚什么是口取纸，误听为“口皮子”。实际上，口取纸也叫口序纸、索引纸、标签纸，正面印刷两个相连的格子，格内可以填写需要标记的内容，背面涂抹一层不干胶，使用时揭下来粘贴在需要提示的地方，现在也叫不干胶标签、自粘标签、及时贴、即时贴、压敏纸。最早的口取纸背面涂着一层胶水，需要舔湿后才可粘贴，因此形象地叫做口取纸，现在虽然使用了不干胶，但仍沿用了原来的名称。由于会计帐簿翻阅频繁，为了便于迅速查找所需账目，会计帐簿上经常使用口取纸。

    这时，已经临近下班时间，我赶紧找财务人员要了口取纸，利用中午时间进行粘贴。在每一份材料的附件贴上口取纸后，分别标明附件一、附件二、附件三、附件四、附件五等提示内容。直到下午上班时，所有材料的粘贴标示才算完成。这时，才记起还没有吃午饭，由于紧张地工作，一直没有饥饿的感觉，现在错过了吃饭的时间，更没有了食欲，饭总还是要吃的，一时又想不到该吃什么，最后决定买一包方便面凑合凑合吧。走出办公室，发现天空晴朗明净，虽然已是初冬时节，天气还是十分和暖，暖暖的太阳照在身上，心情也为之一畅。自从我到办公室工作以后，恰逢学院申办改建，每天都可能会遇到特别紧急的任务，有时会遇到长时间的加班，两天一晚上的连续上班比较常见，甚至也会遇上三天两晚上的持续工作。虽然有些工作看起来十分琐细，但往往都会关系到学校的前途命运，因而神经始终处于高度紧张状态。对待任何一件工作都不敢有丝毫懈怠，只有等到完全完成工作任务后才会使精神得以放松。中午粘贴口取纸时，心中只有一个虔诚的愿望，就是希望通过这些细节上的用心来打动对学校发展具有至关重要作用的每一位参会领导，给学校申办改建提供更多支持和帮助，我想领导决定在汇报材料上粘贴口取纸，也应该是出于这种动机与愿望吧！办公室工作就是这样琐碎，有些甚至是非常枯燥无趣，而恰恰是这些枯燥无趣的细节性的工作有时却会影响事情的成败。对于个人而言，长期从事这些枯燥无趣的工作中也能历练品性。

用校园牡丹花装扮的签约台面

    准备会议是办公室的一项基本工作，安排会场、准备文件、会议记录、会议服务、撰写纪要等所有环节都不能马虎。细节决定成败，有些看似琐细的工作却对会议成败产生重要影响，会议的环境布置就是这样一项工作。

    1999年8月26日，中国银行与清华大学签署了“银校全面合作协议”，向清华大学提供10亿元授信额度，迈出了国内以商业银行总行名义与高等院校建立合作关系的第一步。此后，金融机构开始钟情高校，频频争着与高校“结亲”，“银校合作”之花迅速开遍全国。但在经济落后的定西地区，2003年定西师专成立后，对于与区内唯一一所普通高等学校开展合作，所有金融机构都持谨慎和观望的态度。当时学校改建资金需求大，建设任务艰巨，仅靠地区财政投入很难按期完成相应任务。经过多方努力，中国建设银行定西分行终于与学校达成合作意向，银行将以贷款形式支持学校建设，为学校提供金融服务和信息咨询，而学校则为银行进行职工培训等服务，通过合作实现双赢。经双方充分协商，决定于2003年5月19日举行“中国建设银行定西分行定西师范高等专科学校银校合作协议暨贷款签字仪式”。

    为了见证区域内这一“银校合作”盛举，定西地委书记石晶、定西地区行署副专员陈新民及地委行署各部门领导将参加签字活动。根据双方商定，活动地点安排在学校学术厅举行，由签字仪式和领导讲话两部分内容组成。服务人员由建行方面安排，会场由师专负责布置。会场布置是整个活动的重要环节，学校决定由办公室来完成。当时学校对办公室提出了明确要求：一方面，办公经费非常紧张，要坚持经济原则，尽可能少花钱；另一方面，为扩大学校知名度并提升学校美誉度，会场要布置的隆重体面。接到任务后，全体办公室工作人员在朱主任的带领下，开始紧张的筹划与布置工作。

    因为学术厅空间较大，根据会议内容和议程，我们布置了两个相对独立的区域，分别举行签字仪式和开会。签字台横向摆放在主席台前边，由两张条桌拼接而成，以主席台为签字背景，主席台上方悬挂会标，形成一个相对独立的签字厅。而为了营造喜庆气氛，签字桌铺了红色桌布。由于会议邀请了地委行署及相关部门领导参加，参会人数较多，并有领导讲话等议程，除签字厅外还布置了一个会场。会场布置在了学术厅中间区域，根据室内结构及参会人数，用长条桌围成一个回字型会场，会议桌上铺了墨绿色桌布。作为隆重的签字仪式，美化装饰是必不可少的。通过植物花卉的美化装饰，既可显示场所的档次，也能够营造良好的氛围。回字型会议桌中间留有大量空白地面，根据这一空间布局特征，采用了陈列式花卉布置方式，将盆栽花卉摆成规则的花坛，这些花卉都是办公室和总务处工作人员从全校各个部门搬来的。签字桌和会议桌铺了台布后，还需要台面花来装饰，才能与整体环境统一协调。由于台面花饰能够近观，对花材有较高要求，当时学校内部找不到适宜的盆花可用。台面花饰本来可以直接向礼仪服务公司订购，但为了节约经费，最后决定采用萃英堂前牡丹园中的牡丹花作为花材进行装饰。牡丹花素有“花中之王”及“国色天香”之美誉，因其花大、色艳、花香浓郁等特征及吉祥、富贵、昌盛之寓意，常被用于插花艺术。当时正值初夏时节，园内牡丹花开的正浓正艳。决定用牡丹花作为台面花饰之后，买了八个瓷花瓶备用。

    5月19日早上刚上班，建设银行的工作人员就来到学校查看会场布置情况，由于会场布置既显示出了喜庆祥和，又不失庄重典雅，他们还是比较满意的。但当他们发现没有摆放台面装饰花时，问台面装饰花从哪儿订购？什么时候能够送到？当听到没有订购台面花，要拿校园内的牡丹花装饰台面时，我看到了他们眼中流露出的复杂感情，有不满、不解、不屑，原本想解释一下，但转念一想，有什么值得解释的呢？又怎么能够解释清楚呢？那种眼神深深地印在我的脑海中，直到现在，每每想起当时的情景时，还会清晰地浮现在我的眼前。由于仪式马上就要开始，他们也就没有表示反对，因为他们也知道现在再去订购花饰已经来不及了，他们只是催促赶紧摘花布置台面。就在参会人员入场之前的几分钟，插有带有露水的牡丹花的花瓶摆放到了签字台及会议桌上，红色的、黄色的、粉色的、白色的，色泽艳丽，玉笑珠香，富丽堂皇，与台布统一和谐，相映成辉。在紧张的会议进行过程中，不时有牡丹花的天然花香飘来，沁人心脾。天育物有时，地生财有限。即便到现在，我还是认为，只要不违反基本的礼仪规范要求，在举办会议时坚持节俭原则，尽最大可能利用已有材料，仍然是值得提倡的做法。不管贫穷还是富有，暴殄天物和铺张浪废都不应成为一种时尚。

“任性”的传真机

    在学校改建及发展过程中，经费短缺始终是一大瓶颈问题。为此，学校厉行节俭，严格控制办公经费，办公条件十分简陋。当时办公电脑很少且没有上网，学校与外界的信息联系主要通过邮寄、电话和传真机。那时学校办公室有一台热敏纸传真机（也叫卷筒纸传真机），从功能及使用效果等方面判断，应该属于一款较低档的传真机。即便如此，在全校各部门中还是属于先进的办公设备了。

    记得在2003年暑假期间，为了准备学校庆典，办公室安排我加班。每天有大量文件材料需要传输，传真机运行负荷加大，显得越来越“任性”，各种故障频频出现，其中最麻烦是漏电、卡纸和字迹不清。由于办公经费紧张，不能马上购置新的传真机。针对这些故障，只能不断揣摩原因，总结应对措施。对于漏电，开始倒没有太留意，只是在收发传真时偶尔会有麻麻的感觉，后来就非常明显了，只要不小心手接触到机身，就会有触电的感觉。为了防止触电，在收发传真时小心翼翼地取纸送纸，防止接触机身。对于卡纸，常常在传真机连续工作时间过长机子发热时就会出现，通过不断摸索，逐渐掌握了传真机的出纸速度，在接收传真时两手抓着传真纸的两角匀速地往外拉拽，可以在一定程度上防止卡纸，但必须对传真机的转速掌握的非常精准。

    传真机的漏电和卡纸问题，解决起来相对容易一些，只要多操作几回，故障就能排除。而字迹模糊不清的问题，解决起来更为麻烦与费事。不知是由于传真机老化的原因，还是手动拉拽的原因，抑或是其它未知原因，有时收到的传真件字迹不清，或缺少笔划、或笔划重叠、或笔划拉长、或笔划缩短，真的象外星文字，难以清晰识别。暑假有一天，在临近下班时收到一份传真件，我赶紧拿给崔校长批阅，本来传真件字迹不清，加之办公室光线已经暗了下来，崔校长看了一会后生气地把传真件退给我，要求重新打印后第二天早上再交给他，并要求以后对字迹不清的传真件，要先辨认并重新打印后再交由领导传阅。从此之后，重新打印传真件又成了一份工作任务。有时有个别的字，即使再仔细认真也还是难以辨清，也就只能瞎猜了，好在也没有出现大的差错。后来在这台传真机彻底无法使用时，办公室又购买了一台新传真机。此时，由于网络的快速发展，电子邮件替代了传真机的部分功能，传真机的重要性已经有所降低。这一切主要缘于办公经费的紧缺，也是对学校“艰苦奋斗，无私奉献”精神的诠释。现在有时还真的会想念这台“任性”的传真机，可能是对那段工作岁月的怀念吧。

半个小时布置的签字仪式

    签字仪式是双方或多方就某一问题达成协议时采用的一种方式，具有基本的礼仪要求，很受签字各方重视。 2004年6月8至11日，中德职教师资培训项目官员及专家来校考察，商谈有关联合办学事宜，此次考察由德方项目负责人Gerd Dieehelm先生、德国专家Mjchael Wagher先生及夫人Sabine Wagher女士、同济大学职教院副院长张建荣博士、项目翻译任巧雅女士一行6人组成。经过协商，同济大学职教学院、定西师专、德国技术合作公司三方达成合作意向，并定于11日上午三方举行合作意向签字仪式。为了提供良好的签字环境，也为了保证客人能够按时搭乘航班返回，学校决定把签字仪式安排在客人住宿的宾馆，在11日早餐后举行，并事先已与宾馆方面准备妥当。但在陪客人吃早餐时，一位市上领导提议把签约地点改在定西师专。

    变更签约地点后，朱主任从宾馆打来电话，要求在半个小时内在一楼会议室布置好签字厅。安排一场签字仪式，需要做大量的准备工作，首先是要布置签字厅，涉及签字背景、签字桌、签字椅布置等具体任务。准备时间非常仓促，许多工作人员还在宾馆，只能调动一切可用的资源进行准备，但整个过程还是比较忙乱。一楼会议室内装有固定会议桌，只有西边有一稍大空间，签字场所只能布置到这个区域。一楼会议室原设计是教室，西面墙上装有黑板，签字背景只能是黑板了。已经制作的会标由于空间的变化不能使用，又来不及重新制作，只能请书法老师用黄色广告颜料在红纸上书写会标，写好后拼接粘贴到黑板上，会标问题算是解决了。拼了两张条桌作为签字桌，横摆在黑板前面，上面铺了墨绿色桌布，两边摆放了学校庆典时嘉宾赠送的绢制花篮，感觉倒也不错。签字椅就近选用会议室的办公椅，绿色的椅套与墨绿色的台面倒也和谐。在找台布时，发现台布被锁在办公室文件柜中，拿钥匙的工作人员恰巧出去办事，电话打不通，联系不上，没办法只能撬锁了。锁是一把U型锁梁挂锁，我找了起子去撬，由于用力过猛，锁梁被撬掉后起子直接捅入鼻孔，当时血流如注，也没有时间进行处理，只好先用纸球塞住，拿着台布赶紧向会议室跑去。除布置签字厅外，还要安排服务人员，在宾馆签字时由宾馆方面负责服务，现在只能从学校找了，最后决定让小裴临时上阵。一切刚刚准备就绪，所有嘉宾及领导已经到来。签字仪式还算顺利完成，仪式结束后德方及同济大学客人马上赶往兰州中川机场。据送客人的司机师傅后来说，为了赶乘航班，当时只能超速驾驶，但好在航班因故延误，才没有误机。签字仪式虽然没有出现大的纰漏，但由于时间过于仓促，加之经验不足，也存在着很多不足，由于没有达到预期效果，学校领导也很不满意。作为一项隆重的商务活动，签字仪式的有些礼仪要求没有很好地顾及，比如，由于有“德国技术合作公司”作为一方签约方，应该在签字桌上摆放国旗，但没来不及准备旗架及国旗；服务人员应该穿工作制服或旗袍之类的礼仪服装，但没有来得及准备；服务人员引导不到位，主宾各方参加签字仪式的人员站位比较杂乱；按照国际通行礼仪，应为客右主左，但当时引导不到位，签字人员自己选择座位，正好坐反。

    由这次仓促准备的签字仪式出现的问题，也引发了我的一些思考。一方面，办公室工作人员必须具备快速应变的能力。众所周知，办公室工作是一种被动而复杂的工作，许多急需办理的事情不在自己计划之内。作为办公室工作人员，面对这些突发性事情，必须要知情善断，有条不紊地妥善处理。而应变能力绝非无源之水，主要来自于人生阅历的积淀、工作经验的积累和不断的阅读学习，只有这样，才能做到“手中有粮心里不慌”，自如应对突发事件，摆脱困境，化险为夷，化拙为巧。另一方面，作为领导要尽可能慎重地改变计划。近年来，“计划赶不上变化，变化赶不上电话，电话赶不上领导一句话”的现象比较普遍，办公室工作人员对此更是深有体会。当然，领导在深入基层进行调研走访时，为了能够更加全面了解真实民情，可能会临时改变既定路线，这种工作作风是值得肯定的。但对于一些仪式性、程序性、礼节性的工作，还是尽可能遵循事先的安排，免得出现临时的慌乱与不必要的麻烦。

    上述工作片断虽然都是细枝末节的小事，而学校发展的宏大篇章又仰仗细节的铺就与支撑，就是这许许多多的小事，犹如朵朵浪花汇入了学校发展的滚滚洪流。现对这些片断予以回忆，与大家分享。